Es gibt wohl kaum eine andere berufliche Tätigkeit, die so weit verbreitet ist und über die gleichzeitig so viel geklagt wird: Meetings. Oft sind sie Zeiträuber und Energiefresser. Eine Umfrage der Universität Augsburg kommt zu erschreckenden Zahlen: Die Hälfte der Befragten gibt an, bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings zu verbringen. Im Management ist die Zahl noch höher und seit Corona noch gestiegen. Wir verbringen nicht nur viel Zeit in Meetings – wir verschwenden sie auch. Die Mitarbeitenden wissen oft nicht, worum es im Meeting geht und was das Ziel ist.
Trotz der gravierenden Zahlen sind Meetings wichtig, denn wir arbeiten heute doppelt so häufig mit anderen zusammen als noch vor 20 Jahren. Dennoch dürfen wir folgende Aspekte nicht ausser Acht lassen:
- Meetings sind nicht die einzige Form der Zusammenarbeit. Wir brauchen ergänzende Lösungen für hybride Arbeitsplatzmodelle.
- Meetings sind nicht dazu da, die eigentliche Arbeit zu erledigen. Sie dienen der Koordination, Synchronisation und Abstimmung.
- Mitarbeitende brauchen genügend Zeit, um Aufgaben ausserhalb von Meetings zu erledigen.
Wir brauchen also eine wirkungsvolle Balance zwischen Meetings und Fokuszeit.
Mit den folgenden fünf Schritten wird der Grundstein für eine erfolgreiche Meetingkultur gelegt:
1. Anzahl Meetings reduzieren
Warum verbringen Mitarbeitende zu viel Zeit in Meetings?
1. Anwesenheit wird oft fälschlicherweise mit Produktivität gleichgesetzt. Wir haben das Gefühl, etwas geleistet zu haben, wenn wir an Meetings teilnehmen.
2. Ausserdem haben Menschen Angst, dass Entscheidungen, über ihren Kopf hinweg getroffen werden könnten, wenn sie nicht in Meetings dabei sind.
3. Auch die Angst, «im Dunkeln zu tappen», keine Informationen zu erhalten, hält Menschen in Besprechungen.
Das Reduzieren von Meetings hat jedoch viele positive Auswirkungen. In einer Studie haben 76 Unternehmen ihre Meetings reduziert. Das Ergebnis nach 14 Monaten? Bereits eine Reduktion um 20 Prozent führt zu einer deutlichen Steigerung von Autonomie, Kommunikation, Kooperation, Engagement, Produktivität und Zufriedenheit. Darüber hinaus wird berichtet, dass das wahrgenommene Mikromanagement zurückgeht und der empfundene Stress abnimmt.
Wie können wir also von diesen Vorteilen profitieren? Entscheidend ist zunächst das Engagement des Managements. Dann gilt es, die Kommunikation und die Prozesse entsprechend zu gestalten:
- Entscheide dich für die Reduktion von Meetings und signalisiere, dass Anwesenheit in Meetings kein Indikator für Produktivität ist.
- Entwickle Prozesse/Abläufe, wie Informationen gesichert und Entscheidungen getroffen werden, um der Angst «im Dunkeln zu tappen» entgegenzuwirken.
- Ermutige dein Team zu mehr asynchroner Zusammenarbeit.
- Mach deinen Mitarbeitenden klar, dass Absagen und freundliches Nachfragen, ob das Meeting wirklich notwendig ist, ausdrücklich erwünscht sind.
2. Umsetzung im daily business
Eine neue Meetingkultur muss auch so gelebt werden. Aber woher wissen die Mitarbeitenden, wann ein Meeting wirklich notwendig ist?
Meetings eignen sich, wenn:
- Entscheidungen getroffen
- Ideen/Konzepte entwickelt
- (komplexe) Aufgaben im Team verteilt
- Projekte/Zusammenarbeit reviewt
werden müssen. Viele andere Angelegenheiten können asynchron, schriftlich geklärt werden.
3. Richtiges Meeting-Format wählen
In vielen Meetings werden strategische und operative Themen vermischt. Die Teilnehmenden weichen vom eigentlichen Ziel des Meetings ab und verstricken sich in Grundsatzfragen und unnötigen Diskussionen. Die Rollen der Teilnehmenden werden unklar, und damit auch das Ziel der Besprechung. Die Lösung liegt in einem gemeinsamen Verständnis und einer klaren Trennung verschiedener Meeting-Formate.
Die wichtigsten Meeting-Formate sind:
- Synchronisation / Stand-Up
- Operative Meetings
- Steuerungsmeetings
- Normale Arbeitsmeetings
Welche Meeting-Formate gewählt werden, hängt von den Bedürfnissen der Organisation ab. Bewährt hat sich jedoch eine Gliederung in Informationsmeetings (z.B. in Form einer Town-Hall), Diskussionsmeetings und Entscheidungsmeetings.
4. Meeting Guidelines entwickeln
Eine erfolgreiche Meetingkultur braucht Guidelines. Sie geben den Mitarbeitenden Sicherheit und Klarheit darüber, was von ihnen erwartet wird und mit welchen Mitteln sie zu einer besseren Meetingqualität beitragen können. Nachfolgend einige bewährte Prinzipien für Guidelines:
1. Die richtigen Teilnehmer:innen
In Meetings sollten die richtigen Menschen teilnehmen. Oftmals geht man beim Versenden der Einladung von der Frage aus «Wen könnte ich noch einladen?». Dies führt dazu, dass sogenannte «Meetingtouristen» dabei sind, die häufig nur passiv zuhören und nichts zur Entscheidungsfindung beitragen können.
Es ist besser, sich als Meeting-Organisator:in zu fragen, wer wichtige Informationen oder Entscheidungskompetenzen beitragen kann. Auch als Meeting-Teilnehmer:in sollte ich mich beim Erhalten einer Einladung fragen, ob ich wirklich dabei sein muss oder das Meeting mit entsprechender Begründung absagen kann.
2. Die angemessene Dauer: keep it as short as possible
Teams passen ihr Arbeitstempo und ihren Interaktionsstil an die zur Verfügung stehende Zeit an. Auch sind Meetingteilnehmende in kurzen Zeitspannen fokussierter, so Studien. Was bedeutet das? Ob du dein Meeting für eine halbe Stunde oder für 20 Minuten planst, wirkt sich nicht unbedingt negativ auf das Ergebnis aus. Kürzt die Besprechungsdauer jeweils um zehn Minuten und beobachtet, was passiert.
3. Eine strukturierte Agenda
Die Gestaltung und Einhaltung einer Agenda sind ebenfalls wichtige Erfolgsfaktoren, um Meetings kurz und effizient zu halten. Eine gut durchdachte Agenda schafft klare Erwartungen an die Vorbereitung, den Ablauf und die Struktur des Meetings. Zunächst muss das Ziel des Treffens klar sein. Aus dem Ziel leiten sich die Themen und die Agenda ab. Für jedes Traktandum werden ein:e Verantwortliche:r, ein Vorgehen und ein zeitlicher Rahmen definiert. Neben einem Check-in zu Beginn und einem Check-out am Ende ist ein Slot für Fragen und Spannungen fester Bestandteil der Agenda. Auch eine Feedback-Runde zum Meeting wird in einer Agenda eingeplant.
4. Klare Rollen
Ein erfolgreiches Meeting braucht klare Rollen: Moderation und Verschriftlichung. Beide Rollen haben einen Purpose und Verantwortlichkeiten:
Die moderierende Person sorgt dafür, dass das Meeting-Ziel erreicht wird. Sie ist für die Einleitung und den Abschluss des Meetings verantwortlich und gewährleistet den Prozess und die Struktur der Besprechung. Die Person erteilt das Wort und nimmt es, wenn nötig.
Die protokollierende Person sorgt dafür, dass die wichtigen Informationen festgehalten, korrekt abgelegt und bei Bedarf an Stakeholder weitergeleitet werden.
5. Bestehende Meetings verbessern
In vielen Unternehmen werden bestehende Meetings nie hinterfragt. Hier bewährt sich eine kurze Feedbackrunde am Ende jedes Meetings, bei der evaluiert wird, ob das Meeting als zielführend wahrgenommen wurde. Allfällige Änderungsvorschläge werden gleich miteinander besprochen. Das kontinuierliche Reflektieren und Anpassen führt dann zu produktiveren Meetings.
Hilfreiche Fragen sind:
- Wie zufrieden sind wir mit dem Prozess und mit dem Ergebnis?
- Was war gut?
- Was machen wir das nächste mal anders?
Fazit
Meetings sind in vielen Unternehmen eine negativ erlebte Zusammenarbeitsform. Das muss nicht sein. Schon gar nicht in der neuen Arbeitswelt.
«Wir sollten die Chancen, die durch Remote-Arbeit entstanden sind, nicht mit einem Übermass an Meetings zunichtemachen.», so lautet ein Zitat aus dem Buch «On The Way to New Work».
Eure Meetings sind Zeiträuber und die eigentliche Arbeit bleibt liegen? Schreib uns: hi@gobeyond.co. Wir helfen euch bei der Gestaltung einer effektiven Meetingkultur.
Quellen:
- On the Way to New Work: Wenn Arbeit zu etwas wird, was Menschen stärkt. – Swantje Allmers, Michael Trautmann, Christoph Magnussen
- Harvard Business Review – Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings
- Harvard Business Review – The Psychology Behind Meeting Overload
- Umfrage Hochschule Augsburg