Die hierarchische Aufstellung von Unternehmen war bis vor wenigen Jahren Standard. Pyramidenförmig aufgestellt, wurden alle wichtigen Entscheidungen an der Spitze der starren Hierarchie getroffen. Getragen wurden die Entschlüsse schliesslich auf Mitarbeitendenebene. Diese Form war jahrelang erfolgreich.
Die klassische Hierarchie schafft Klarheit, indem sie die Komplexität aus einem System herausnimmt. Jede Instanz weiss, was sie zu tun hat. Vielerorts sind Unternehmen immer noch hierarchisch aufgestellt. Diese Struktur führt heute nicht mehr zum gleichen Erfolg. Denn Pyramiden funktionieren nur in einer stabilen Umwelt. In Zeiten des Wandels stösst die bisherige Organisationsform also an ihre Grenzen.
Die allgegenwärtige Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit von Informationen zwingt Unternehmen zum Umdenken und zur Umstrukturierung.
Die klassische Hierarchie ist schnell und effizient bei der Umsetzung von Plänen, aber träge, wenn es um Veränderungen geht. Heute sind neue Formen der Zusammenarbeit und neue Organisationsstrukturen gefragt. Organisationen müssen agil und beweglich sein, um nachhaltig auf äussere Impulse reagieren zu können.
So unterschiedlich Unternehmen sind, so unterschiedlich sind ihre Wege zur künftigen Art, sich aufzustellen und zu organisieren. Klar ist jedoch: Erfolgreiche Transformationen geschehen gemeinsam, in iterativen Schritten und reflektiert. Diese Erfolgsschritte vertiefen wir in den folgenden Abschnitten.
1. Transformation geschieht gemeinsam
Transformation kann nicht allein durch das Management vorangetrieben werden. Das Commitment der Führung ist wichtig, die Unterstützung der Mitarbeitenden aber zwingend: Partizipation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor von Transformation. Wertvolles Wissen ist überall in der Organisation verteilt. Um dieses Wissen für Innovation zu nutzen, braucht es «all hands on deck». Wertvolle Formate dafür sind Big Room oder Town Hall Meetings. Dabei versammeln sich alle Mitarbeiter:innen vor Ort oder online. Das Ziel? Gemeinsam entscheidende nächste Schritte und wichtige Themen diskutieren und erarbeiten.
2. Transformation geschieht iterativ
Die monatelange Entwicklung von Konzepten im stillen Kämmerlein mit anschliessend wasserfallartiger Umsetzung gehört der Vergangenheit an. Heute sind es iterative Prozesse, die nachhaltig zum Erfolg führen. Anstatt Pläne zu schmieden, empfehlen wir hypothesengeleitetes Experimentieren. Das Tüfteln, Testen, und Evaluieren hat sich im Lean Change Management bewährt. Die Ergebnisse eines Veränderungsschrittes fliessen direkt in die Entwicklung des nächsten Schrittes ein. Weichen die Ergebnisse vom erwarteten Outcome ab, wird ein Lernprozess angestossen. Die Anpassungen und Entwicklungen geschehen so lange, bis das gewünschte Resultat herbeigeführt wird. Ein geeignetes Werkzeug für diese iterativen Schritte ist das Experiment Canvas. In fünf Schritten leitet das Tool durch den Prozess:
1. Auf welcher Hypothese basiert das Experiment?
Wir glauben, dass wir unsere Meetings in der Hälfte der Zeit durchführen können: dank besserer Vorbereitung und Moderation.
2. Was möchten wir lernen und woran merken wir den Fortschritt?
Wir möchten mit klaren Vorbereitungsaufgaben und strikter Moderation die Dauer der Teammeetings um 50% reduzieren.
3. Was sind die konkreten Schritte?
Paul definiert die Vorbereitungsaufgaben für alle Meetingteilnehmer:innen und Helen geht in den Kurs «Bessere Meetings moderieren.»
4. Wer ist betroffen und wann überprüfen wir das Resultat?
Betroffen sind die Teilnehmer:innen unserer Teammeetings und wir überprüfen das Resultat in drei Monaten anhand der gemessenen Dauer der Meetings.
5. Nach der Experimentdurchführung: Was haben wir gelernt?
Die Hypothese hat sich nicht bestätigt. Mit den ausgewählten Massnahmen konnten wir die Meetingdauer um 25% reduzieren. Wie wir die weiteren 25% einsparen, überprüfen wir mit der nächsten Experimentdurchführung.
Das iterative Vorgehen ist sowohl im Design-Thinking als auch im holokratischen Denken erkennbar. Die anhaltenden Veränderungen unserer Welt erfordern einen kontinuierlichen Fortschritt und ein ständiges Ausprobieren. Keine Lösung ist perfekt. Deshalb wird das Denken in inkrementellen Verbesserungen immer wichtiger. Die Frage aus der Holokratie «Is it safe enough to try?» klärt, ob es valide Einwände gibt oder ob der Vorschlag mit vertretbarem Risiko umgesetzt werden kann.
3. Transformation geschieht reflektiert
Die Phase nach der Evaluation und vor dem neuen Prozess bietet die Chance zum Lernen. Es ist wichtiger denn je, nicht nur im, sondern auch am System zu arbeiten. Die Reflexion der Zusammenarbeit führt zu mehr Effizienz und einer schnelleren Reaktion auf Veränderungen. Lösungen werden schneller gefunden und sind innovativer. Arbeitsabläufe werden kontinuierlich optimiert. Die Zusammenarbeit im Team wird verbessert, indem Gesprächsräume geschaffen werden.
Eine Methode für die gemeinsame Reflektion ist die Retrospektive. Sie dient zur Verbesserung der Zusammenarbeit und schafft Raum, um Probleme anzusprechen. Durch die Retrospektive können Arbeitsweisen kontinuierlich optimiert und bessere Ergebnisse erzielt werden. Produktivität und Qualität werden gesteigert – der Fokus liegt jedoch auf der Zusammenarbeit und nicht auf dem Produkt.
Die klassische Retrospektive ist in fünf Phasen gegliedert:
1. Set the stage. Wir schaffen eine Atmosphäre, in der Teilnehmer:innen etwas zusammen erarbeiten wollen.
2. Gather Data. Wir generieren sinnvolle Daten für die Retrospektive: Was ist gut gelaufen? Was nicht?
3. Generate Insights: Wir ermitteln die Ursachen.
4. Decide what to do: Wir definieren Massnahmen.
5. Close the retrospective: Wir ziehen ein Fazit über die Resultate und den Prozess der Retrospektive.
Um die Retrospektive effizient zu gestalten, wird der Prozess moderiert und die geplante Zeit eingehalten.
Fazit
Erfolgreiche Transformationen erfordern eine neue Denkhaltung. Neue Lösungen sind ständig gefragt, Anpassungen an die Umwelt zwingend. Alte Strukturen und Denkmuster können Schritt für Schritt in neue Arbeitsweisen integriert werden. Hier gilt: “Slow and steady wins the race”. Agile, iterative Prozesse brauchen Übung und Zeit, bis sie zur Gewohnheit werden. Wichtig ist, damit anzufangen. Nur so bleiben Unternehmen überlebensfähig.
Du wünschst dir Begleitung und weitere Werkzeuge für deine Transformation? GoBeyond unterstützt dich gerne. Kontaktiere uns mit deinem Anliegen: hi@gobeyond.co Wir freuen uns auf deine unverbindliche Kontaktaufnahme!
Der Loop Approach, Sebastian Klein, Ben Hughes
Lean Change Management – Lean Startup trifft Change Management