Meist beginnt es ganz harmlos. «Darf ich dich kurz stören?», fragt der Arbeitskollege. Und schon ist die Konzentration weg. Was wie eine freundliche Frage klingt, entpuppt sich als kostspielige Angelegenheit: Unterbrechungen führen zu Zeitverlust, weil das Gehirn Zeit braucht, um die Konzentration auf die eigentliche Aufgabe wiederherzustellen.
Neurowissenschaftliche Forschung zeigt, dass diese Re-Fokussierung bei komplexen Aufgaben bis zu 24 Prozent der Bearbeitungszeit beträgt. Bei einer halbstündigen Aufgabe sind das über sieben Minuten. Solche kurzen Ablenkungen summieren sich zu einem massiven Produktivitätskiller: Auf den Monat gerechnet verlieren Vollzeitbeschäftigte drei Arbeitstage durch die Zerstückelung ihrer Aufgaben.
Sinkende Produktivität, steigende Fehlerquote
Das hat die Wirtschaftspsychologin Vera Starker in ihrer Studie zu den Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen herausgefunden. Neben dem Zeitverlust geht ein stark fragmentierter Arbeitsalltag mit einem intensiveren Stress-Erleben einher. Und auch die Fehlerquote verdoppelt sich, selbst wenn die Unterbrechung weniger als drei Sekunden dauert. Kurz: Ständige Ablenkungen und Unterbrechungen sind höchst schädlich.
Wie oft werden Menschen im Arbeitsalltag tatsächlich unterbrochen? Dies untersuchte Starker in ihrer Studie mit 25 Unternehmen aus 12 Branchen. Die Ergebnisse sind alarmierend: Beschäftigte werden im Durchschnitt 15 Mal pro Stunde unterbrochen – umgerechnet alle vier Minuten! Dieselbe Unterbrechungsrate wurde bei einer mehrtägigen Erhebung in der Notaufnahme eines Schweizer Spitals beobachtet: Alle vier Minuten wurden Ärzte und Ärztinnen durch Anrufe oder Rückfragen der Pflegekräfte unterbrochen.
«Der moderne Arbeitsplatz ist eine ständige Quelle der Ablenkung», schreibt der Autor Nir Eyal. Die Digitalisierung trägt erheblich dazu bei: Je mehr digitale Tools wir nutzen, desto mehr Benachrichtigungen stören uns bei der eigentlichen Arbeit.
Nur noch schnell die Mailbox checken
E-Mails sind vielerorts die grössten Störfaktoren. Laut dem neusten Work-Trend-Index von Microsoft erhält eine Person im Schnitt 117 E-Mails pro Tag. Diese äusseren Ablenkungen sind jedoch nicht die einzigen Unterbrechungen. Auch selbst verursachte Ablenkungen, wie das ständige Überprüfen des E-Mail-Posteingangs, sind problematisch. Menschen tun dies durchschnittlich 77 Mal am Tag, so Gloria Mark, Professorin an der University of California. Unsere Arbeit gleicht einem stetigen Pendeln zwischen Abgelenktwerden und Ablenkung suchen. Kein Wunder, dass die Hälfte der Befragten in der Microsoft-Studie angibt, dass sich ihr Arbeitstag chaotisch und fragmentiert anfühle.
«Was ist denn mit den privaten Nachrichten auf dem Handy? Die kommen doch noch zu diesen Zahlen dazu!», fragte mich kürzlich jemand bei einem Vortrag. Das allgegenwärtige Gerät hat nicht nur massives Ablenkungspotenzial, sondern raubt durch seine blosse Präsenz kognitive Ressourcen und mindert so die Leistungsfähigkeit.
Eine Studie aus Chicago zeigte: Liegt das Smartphone mit dem Bildschirm nach unten auf dem Tisch, verringert es die Gedächtnisleistung bei kognitiven Tests. Befindet es sich in der Hosentasche oder Tasche, sinkt die Gehirnleistung nur leicht. Am besten schnitten jene ab, deren Handy in einem anderen Raum lag.
Bemerkenswert ist, dass die meisten Teilnehmenden glaubten, der Standort des Smartphones habe keinen Einfluss auf ihre Leistung. Seit ich die Studie kenne, verstecke ich mein Handy so oft wie möglich hinter dem Laptop oder in einem anderen Raum und habe dadurch mehr Gehirnkapazität.
Wie entkommen wir dem Ablenkungsstrudel? Viele Unternehmen gestalten derzeit ihre Büros um und schaffen modernere, aktivitätsorientierte Arbeitsumgebungen. Doch selbst die besten Rückzugsorte helfen wenig, wenn die digitale Nachrichtenflut unaufhörlich strömt. Da gilt es, die Kommunikations-Tools zu beschränken und deren Nutzung klar zu regeln.
Fokuszeit allein genügt nicht
Eine weitere einfache, aber wirksame Massnahme ist Fokuszeit: ein zeitlich definierter Block für konzentriertes Arbeiten an wichtigen Aufgaben. Schon eine Stunde Fokuszeit schlägt sich abends in einem tieferen Cortisolspiegel nieder. Dieser spiegelt die Konzentration des Stresshormons Cortisol wider.
Doch Fokuszeit darf nicht der Halbstünder sein, den ich als Einzelperson im Tetris-Stil zwischen Meetings quetsche und der dann «ausnahmsweise» von jemandem für eine dringende Sitzung überbucht wird. Viel wirksamer sei eine kollektive, unternehmensweite Fokuszeit – etwa täglich von 10 bis 12 Uhr, rät Vera Starker. Das erhöht die Produktivität und das Selbstwirksamkeits-Erleben.
Doch dies reicht nicht. Unternehmen müssen umdenken und die Frage beantworten: Wie schaffen wir gehirngerechte Bedingungen für gute Arbeit? Denn konzentriertes Arbeiten bildet die Essenz jeder Wertschöpfung. Und das Gehirn ist das wichtigste Werkzeug dafür.
Dieser Text ist am 09.11. in der NZZ am Sonntag erschienen.
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